Das sinnvolle Büro

Eigentlich sollte das Wort „sinnvoll“ in Überschriften zur Ausstattung von Büroräumen nicht vorkommen müssen, denn es geht hierbei ja um einen Bereich der administrativen oder produktiven Arbeit. Hier sollten sich grundsätzlich nur sinnvolle Büroartikel finden, die den Arbeitsprozess unterstützen und im besten Fall beschleunigen.

Leider ist dies nicht immer der Fall und so mancher Bestandteil eines Büros wirkt sich eher hinderlich auf die Arbeitsleistung aus. Ein Büro sollte grundsätzlich eine logistisch durchdachte Organisation besitzen, wobei Kreativität und persönlicher Stil durchaus nicht zu kurz kommen müssen. Doch das eine sollte nicht unbedingt mit dem anderen verknüpft werden. Gute Beispiele hierfür sind die inzwischen in Massen auftretenden Gadgets, die mittels USB an den Rechner angeschlossen werden und in ihrer Vielfalt vom Kaffeetassenwärmer bis zum Lenkwaffengeschoss reichen. Zum einen wird unnötigerweise ein USB-Steckplatz belegt und zum anderen dienen die meisten dieser Gadgets eher der Ablenkung oft nicht nur eines Mitarbeiters. 

Das papierlose Büro

Von mehr oder weniger sinnvollem Rechner-Zubehör einmal abgesehen, kam mit dem verstärkten Einsatz der Computer in den Büros schon in den neunziger Jahren der Ruf nach dem papierlosen Büro auf, in dem alle schriftlichen oder grafischen Vorgänge digital ablaufen. Das die digitalen Datenströme umgesetzt wurden und trotzdem die Menge an Hard-Copys sogar noch zunahm, ist genau demselben Bürogerät und seiner Peripherie zu verdanken, das eigentlich die papierlose Ära in Büros einläuten sollte, dem Computer. Heute lässt sich mit einem Knopfdruck ohne Probleme ein ganzes Buch in kürzester Zeit ausdrucken, und wie es nun mal so ist, werden zu jeder Projektsitzung neben Beamer und Laptop meist auch noch schriftliche Infomappen für jeden Mitarbeiter ausgedruckt, die dieser dann ablegt, meist neben den PC, der die gleichen Infos digital auf Abruf bereithält.

Das organisierte Büro

Der Papierflut durch Eindämmung Herr zu werden, scheint nicht möglich zu sein. Der Drang, etwas in der Hand zu halten, ist einfach mächtiger als jeder Appell bezüglich Raubbaus an der Umwelt. Zugleich besteht auch heute noch bei bestimmten Unterlagen in Hardcopy-Form eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, von handschriftlich unterschriebenen Verträgen ganz zu schweigen.

Dann sollten die Dokumente und Ordner wenigstens so geordnet werden, dass sich für die Büromitarbeiter eine vernünftige Struktur ergibt und die beginnt mit einer sachgerechten Ablage. Je nach Menge der anfallenden Ausdrucke kann dies beispielsweise eine Hängeregistratur sein, in der alle Dokumente zu zeitnahen Vorgängen, alphabetisch geordnet, abgelegt sind und nach der Nutzung auch wieder dorthin wandern, was etwas Bürodisziplin erfordert. Auch auf jedem einzelnen Schreibtisch sind Ablagekörbe mit entsprechenden Beschriftungen der beste Weg, dem Chaos aus dem Weg zu gehen.

Beim Thema Schreibtisch fallen noch manche andere Büroartikel an, die sich dort sinnvoll ausmachen. Es ist nicht die USB-Lenkwaffe mit Cruise Missile aus Schaumstoff, sondern wesentlich nützlichere Dinge wie ein Heftklammergerät, der entsprechende Klammeraffe, um Heftklammern wieder entfernen zu können, ein Locher, ein Lineal, eine Ablage für Schreibgeräte und nicht zu vergessen Sichthüllen oder Klarsichthüllen sowie Ordner.

Neben dem PC oder Laptop mit angeschlossenem Einzel- oder Gemeinschaftsdrucker reicht diese Grundausstattung an Büroartikeln durchaus für den Großteil aller Arbeiten aus, die neben der herkömmlichen Bearbeitung von Aufträgen oder anderen Büroarbeiten anfallen.